Het geven én ontvangen van feedback is makkelijker gezegd dan gedaan. Iets wat zo simpel klinkt, maar toch echt wel moeilijk kan zijn. Een echte soft skill noemen we dat! Want je kunt er heel goed in zijn of worden, deze skill kun je verder ontwikkelen en het zo goed mogelijk aanpakken. Hoe pak je het aan en word je een pro in het geven en ontvangen van feedback? We vertellen je er graag meer over!

Wat is feedback?

Te beginnen bij het begin, wat is feedback precies. Feedback is een cruciaal onderdeel van een effectieve organisatie en speelt een essentiële rol in HR. Het verwijst naar de informatie die medewerkers krijgen over hun prestaties, gedrag en houding binnen het werkveld. Feedback heeft als doel om de prestaties van medewerkers te verbeteren, hen te motiveren en bij te dragen aan hun persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Op HR niveau is feedback niet alleen een middel om prestaties te evalueren, maar ook een instrument om een cultuur van continu leren en verbetering te bevorderen. Feedback is echter niet alleen voor het uitvoerende personeel. Ook voor de managende rollen is feedback (juist vanuit deze uitvoerende rollen) erg waardevol. Daarbij hoort ook feedback voor de gehele organisatie. Van alle kanten kan dus feedback komen en gegeven worden. Het is een tweerichtingsproces dat niet alleen helpt bij het verbeteren van individuele prestaties, maar ook bij het versterken van de teamdynamiek en de algehele organisatiecultuur. Als feedback op de juiste manier wordt gegeven, ontvangen en wordt opgevolgd, zijn dit zeer waardevolle gesprekken.

De voordelen van feedback

Een effectieve feedbackcultuur binnen een organisatie zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen. Dit leidt weer tot verhoogde betrokkenheid, tevredenheid en loyaliteit. Bovendien helpt het bij het identificeren van opleidingsbehoeften en carrièremogelijkheden, wat bijdraagt aan het strategische personeelsbeheer en de groei van de organisatie als geheel. Kortom, feedback is een krachtig hulpmiddel dat HR-professionals in staat stelt om een positieve werkcultuur te creëren waarin continue verbetering en ontwikkeling centraal staan.

Manieren van feedback geven en ontvangen

In de context van een organisatie kan feedback diverse vormen aannemen. Denk bijvoorbeeld aan formele prestatiebeoordelingen, informele gesprekken, 360 graden-feedback en zelfs dagelijkse interacties tussen collega’s en leidinggevenden.

Feedback geven

  • Tijdens formele prestatiebeoordelingen: gestructureerde beoordelingen worden vaak op operationeel niveau ingepland met werknemers. Denk hierbij aan functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken. Dit zijn momenten waarin feedback gegeven wordt aan de medewerker.
  • Informele feedback: spontane feedback kan op elk moment gegeven worden, zoals tijdens de dagelijkse interacties. Houd hiermee wel rekening met het onderwerp, de manier waarop je de feedback geeft en ook in welke omgeving je je op dat moment bevindt. Sommige feedbackpunten zijn namelijk beter te bespreken in een één-op-één moment. Op die manier behoud je ook de vertrouwensband met het betreffende teamlid.
  • 360º feedback: Daywize Cloud ondersteunt deze vorm van feedback. Feedback is geen eenrichtingsverkeer, via deze module kun je het gesprek openen vanuit verschillende invalshoeken. Zo kun je feedback aanvragen aan zowel medewerkers als aan afgekaderde interne teams en aan klanten en leveranciers. Op die manier ontstaat er een compleet beeld. Dit kan eenvoudig via de software, waardoor het administratief ook meteen goed staat.

Feedback ontvangen

  • Actief luisteren en bevestigen: als ontvanger van feedback kun je hier op meerdere manieren op reageren. Het is altijd goed om actief te luisteren naar iemand die feedback geeft. Neem de feedbackpunten eerst goed in je op, zonder te onderbreken. Stel vragen om verduidelijking te krijgen en empathie te tonen. Het is aan te raden om de feedback te herhalen nadat deze is gegeven. Op die manier geef je de feedbackgever bevestiging dat je zijn of haar punten hebt gehoord en kun je navragen of je het inderdaad goed hebt begrepen.
  • Reageren en reflecteren: neem de tijd om na te denken over de ontvangen feedback. Je kunt direct reageren, maar vaak is het verstandig om de feedback eerst mee te nemen. Dan kun je op een later moment reageren. Op deze manier kun je in alle rust nadenken over de feedback en zonder eventuele initiële emoties een oordeel of reactie creëren. Hierna kun je reflecteren over hoe je dit mee kunt nemen in de toekomst, deze gedachte meenemen in je reactie en eventueel je eigen perspectief aan het licht brengen.
  • Documenteren: als ontvanger is het goed om de gegeven feedback te noteren. Zo kun je deze later herzien, evalueren en er actie op ondernemen. Door altijd te documenteren, kun je ook terugkijken op de stappen die je hebt gemaakt en de punten die je hebt meegenomen en verbeterd.

Het digitaliseren van feedback, ja of nee?

Veel mensen zijn huiverig over het digitaliseren van het geven en ontvangen feedback. Het blijft van belang om elkaar ‘face to face’ te spreken. Ook voor zoiets als feedback kan dit juist erg belangrijk zijn, omdat je op die manier de boodschap beter over kan brengen en uit kan leggen. Uitspraken kunnen namelijk anders overkomen als je ze via een mail of bericht stuurt dan wanneer je het mondeling voorlegt. Het is dus goed om naast digitale feedback, ook nog fysieke incheck momenten te blijven houden.

Bedrijven groeien echter naar groottes waarbij ze het overzicht uit het oog verliezen. Het digitaliseren van verschillende aspecten kan eventuele chaos hierin voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het combineren van de offline en online omgeving. Een feedbackgesprek kan heel waardevol zijn. Het is dan ook van belang dat de bevindingen worden opgeslagen. Anders ben je deze waardevolle informatie kwijt of wordt er niet meer naar omgekeken. Zonde als deze informatie eindigt in een krabbeltje of notitieboek! Het is juist waardevol om op de feedback door te pakken en ze op een later moment te evalueren. Dit maakt het digitaliseren hiervan een mooie oplossing.

Digitalisering is een mooi middel om de administratie van bepaalde gesprekken te versimpelen. Niet alleen wordt het overzicht zo behouden, dit zorgt er ook voor dat het kan worden opgevolgd en op tijd wordt ingepland. Want als we eerlijk zijn, kan het er soms bij inschieten om echt tijd te maken voor deze zaken.

Benieuwd naar de mogelijkheden in Daywize Cloud? Neem gerust contact met ons op of plan een demo met ons in!