Het voeren van een functioneringsgesprek kan enorm waardevol zijn, het biedt de kans om prestaties te evalueren, feedback te geven en nieuwe doelen te stellen. Erg belangrijk voor zowel de groei van je bedrijf als de groei en ontwikkeling van het personeel dus! Het zou natuurlijk kunnen dat jullie beiden tevreden zijn, dat is ook zeker belangrijk om te benoemen in het gesprek. Toch is er vrijwel altijd ruimte voor verbetering. Om te zorgen dat jij het meeste uit het gesprek met je werknemer haalt, vertellen we je in deze blog over de ‘do’s en dont’s’ van een functioneringsgesprek. 

Waarom zijn functioneringsgesprekken zo belangrijk?

Functioneringsgesprekken bieden kansen voor zowel het bedrijf als voor de werknemers. Door regelmatig in te checken op je werknemers bouw je sterke communicatie en meer begrip op. Een belangrijk voordeel van een evaluatiegesprek is het creëren van een goede balans tussen de bedrijfsdoelen en de doelen en prestaties van je werknemer.

Do’s en dont’s in een functioneringsgesprek

Het is goed om bewust te zijn van een aantal zaken wanneer je een functioneringsgesprek aangaat. We benoemen een aantal ‘do’s en dont’s’ om je op weg te helpen:

Do’s

  • Gegevens verzamelen: Om een effectief evaluatiegesprek te voeren is een goede voorbereiding niet te vergeten. Verzamel alle toepasselijke gegevens, denk hierbij aan prestatiescores, feedback van collega’s en de gegevens uit eerdere functioneringsgesprekken. Zo fris je ook weer even op waar je werkgever de afgelopen tijd aan heeft gewerkt en mee bezig is geweest. Om dit op orde te houden kan je gebruik maken van een digitaal dossier.
  • Onderwerpen bepalen: Als je alle gegevens hebt verzameld is het belangrijk om duidelijk te krijgen wat de belangrijkste punten zijn die je wil benoemen in het gesprek. Dit is geen standaard checklist die bij ieder teamlid hetzelfde is, het is een persoonlijk gesprek en de hoofdonderwerpen verschillen dus per persoon.
  • Stel doelen: Zodra de belangrijkste onderwerpen duidelijk zijn, is het belangrijk om een doel te stellen. Wat wil je bereiken? Wat zijn specifieke prestaties die verbeterd moeten worden en hoe gaan we dit terugzien? Wil je een carrièreontwikkeling binnen het bedrijf voorstellen? Als je duidelijke doelen en verwachtingen hebt van het gesprek, blijft het gesprek productief en kun je duidelijke en concrete vragen stellen.
  • Creëer een open en vertrouwde sfeer: Begin het gesprek positief, benoem wat er goed gaat en creëer zo een open en vertrouwde sfeer. Als je medewerker zich op zijn of haar gemak voelt, zal er eerder eerlijk gecommuniceerd worden.
  • Stel jezelf open op: Luister goed naar je werknemer en trek niet te snel conclusies. Het is voor je werknemer ook het moment om zijn perspectief te delen en dat kan soms spannend zijn. Laat daarbij zien dat je open staat voor feedback. Loopt er iets niet lekker? Zoek samen naar een passende oplossing.
  • Bied ondersteuning en middelen aan: Stel middelen en ondersteuning beschikbaar. Als je medewerkers weten dat er steun wordt aangeboden, zijn zij eerder geneigd aan te geven als ze ergens mee zitten. Bij Daywize bieden we verschillende modules aan om bijvoorbeeld doelmanagement te verbeteren.
  • Documenteer het gesprek: Houd een gedetailleerd verslag van het functioneringsgesprek bij. Dit helpt bij het opvolgen van afspraken, het behalen van doelen en het bijhouden van de voortgang. 
  • Plan opvolgingsgesprekken: Plan regelmatige opvolgingsgesprekken om de voortgang te bespreken. Zo blijf je als werkgever betrokken en houd je de werknemer gemotiveerd. 
  • Blijf feedback geven: Feedback geven is erg belangrijk als werkgever. Dat dit gebeurt tijdens een functioneringsgesprek is vrij logisch, maar er mag vaker feedback gegeven worden dan alleen maar tijdens zo’n gesprek. Via een feedbackmodule maak je dit nog makkelijker en wordt het makkelijker om je doelen te bereiken.

Dont’s 

  • Negeer werk-privé balans niet: Vergeet niet om verder te kijken dan alleen de werkplek. De thuissituatie en werk-privé balans kunnen invloed hebben op de prestaties en het welzijn van de werknemer. Denk hierin mee en wees bereid om flexibel te zijn als dit nodig is. Voorkomen is beter dan genezen!
  • Geen empathie tonen: Als werkgever kom je waarschijnlijk vaker in situaties waar het tonen van empathie belangrijk is. Een functioneringsgesprek is ook een moment waar deze kwaliteit van belang is. Je bouwt een vertrouwensband op en zorgt ervoor dat je werknemer zich gehoord en gewaardeerd voelt, los van je eigen initiële oordeel.
  • Op een agressieve of beschuldigende toon praten: Vermijd een agressieve of beschuldigende toon tijdens het beoordelingsgesprek. Je wilt je personeel namelijk helpen om verder te groeien door middel van feedback. Laat dit dus ook merken in de manier waarop je communiceert. Dit is ook een stuk motiverender voor je werknemer.
  • Te veel de focus op de negatieve feedback leggen: Verbeterpunten aangeven is super belangrijk, je geeft namelijk aan waar de werknemer aan moet werken de komende tijd. Het is echter wel goed om erop te letten dat het gesprek niet te ver de negatieve kant op gaat, dit werkt namelijk vaak alleen maar demotiverend voor je werknemer. Zorg ervoor dat je ook de successen en positieve toevoegingen benoemt.
  • Beslissingen nemen zonder overleg: Als er belangrijke beslissingen moeten worden genomen over het functioneren van de werknemer, is het slim om dit te bespreken en naar zijn of haar mening te vragen voordat er definitieve beslissingen worden genomen.
  • Te veel praten: Het gesprek draait om de werknemer, probeer dus niet het meest aan het woord te zijn. Geef de werknemer genoeg ruimte om zijn of haar verhaal kwijt te kunnen en stel open vragen. 

Door een functioneringsgesprek op de juiste manier aan te pakken, creëer je niet alleen een waardevol moment voor evaluatie en feedback, maar ook een gelegenheid om de groei en ontwikkeling van je werknemers te stimuleren. Door de do’s te omarmen en de dont’s te vermijden, zorg je dat je een effectief beoordelingsgesprek houdt. Met alleen een functioneringsgesprek ben je er nog niet, blijf in gesprek en blijf feedback op de juiste manier brengen én vragen. Goede functioneringsgesprekken zorgen voor een open communicatie en sterke samenwerking en kunnen veel betekenen voor de groei van het bedrijf.

Meer lezen? Check onze andere blogs, bekijk de Daywize website of neem contact met ons op bij vragen.