Een concreet personeelsbeleid vormt de basis van een eerlijke en gestructureerde werkplek. Een personeelsbeleid wordt vaak opgesteld door de aanwezige HR afdeling van een organisatie en biedt houvast voor zowel de werkgever als de werknemers. Een dergelijk beleid draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur en medewerkerstevredenheid, maar biedt nog veel meer voordelen dan dat. In deze blog bespreken we de voordelen van een duidelijk personeelsbeleid.
Onderdelen van een personeelsbeleid
Een aantal aspecten die vaak in een personeelsbeleid worden benoemd zijn onder andere de verlofregelingen, wat een werknemer moet doen als hij of zij ziek is en thuiswerkregelingen. Hieronder vind je een overzicht van een aantal kernonderdelen die een personeelsbeleid vaak bevat.
Arbeidsvoorwaarden
Waar het personeel de cao, indien van toepassing, en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen vinden, zijn vaak opgenomen in het personeelsbeleid. Daarnaast – door de organisatie opgestelde voorwaarden – worden hierin ook meegenomen.
Opleidingsmogelijkheden
Ontwikkeling en het kunnen groeien in een rol is voor werknemers een steeds belangrijker onderdeel. Neem in het personeelsbeleid op wat hierin de mogelijkheden zijn binnen de organisatie. Is er bijvoorbeeld een opleidingsbudget waar werknemers gebruik van kunnen maken en wat zijn de specificaties en voorwaarden hiervan?
Gezondheid en veiligheid
Gezondheid en veiligheid op de werkvloer zijn cruciaal voor het welzijn van medewerkers en de efficiëntie van een organisatie. Denk hierbij aan noodprocedures en ergonomie op de werkvloer. Een goed uitgewerkt noodplan kan levens redden. Het plan dat hiervoor opgenomen is in het personeelsbeleid kan per sector verschillen, zo zijn er sectoren die hierin een uitgebreider plan nodig hebben, bijvoorbeeld in organisaties waar gewerkt wordt met machines.
Ergonomie speelt daarnaast een grote rol in de dagelijkse gezondheid van werknemers. Ergonomische werkplekken zijn ontworpen om fysieke belasting te minimaliseren en het comfort te vergroten. Neem in het personeelsbeleid op wat de organisatie hierin beschikbaar stelt. Dit kan variëren van verstelbare bureaustoelen en monitorhoogtes tot het gebruik van ergonomische toetsenborden en muizen.
Beloningsprogramma
Een beloningsprogramma omvat informatie omtrent beloningen voor werk. Dit kan bijvoorbeeld gaan over salaris, bonussen en andere erkenningen voor goed presteren.
Een objectieve basis voor beslissingen over beloning en bevorderingen kan niet ontbreken in een sterk personeelsbeleid. Medewerkers voelen zich gewaardeerd als ze weten dat er een eerlijke aanpak is als het gaat om beloning en bevorderingen. Als zij precies weten wat zij hiervoor moeten doen, werkt dit motiverend. Dit hangt samen met een gevoel van rechtvaardigheid en gelijkheid.
Verlof, ziekte en verzuim
Voor werknemers is het van belang om duidelijk in te kunnen zien waar zij recht op hebben betreffende verlof en hoe zij dit correct aan kunnen vragen. Hetzelfde geldt in het geval van verzuim: waar kan een werknemer zich ziek melden en zijn hier consequenties of andere regels aan verbonden? Allemaal aspecten die belangrijk zijn om goed te documenteren, zowel voor werknemers als werkgever en teamleiders.
Communicatie en omgang
Een stuk over de interne en externe communicatie en omgang wordt ook vaak meegenomen in een personeelsbeleid. Denk bijvoorbeeld aan de manier van communiceren met elkaar: via welk kanaal gaat dit wanneer je elkaar even niet ziet op kantoor? Wordt hiervoor bijvoorbeeld gebruikgemaakt van specifieke software of een app? Hetzelfde geldt voor klantcommunicatie: gebeurt dit voornamelijk via mail of is hier een specifiek telefoonnummer voor aangewezen?
Onder dit deel van het personeelsbeleid valt ook de communicatie van werknemer naar werkgever. Op welke manier kan een werknemer een probleem aankaarten of feedback geven en ontvangen? Kan hij of zij terecht bij een aangewezen persoon? En zijn er protocollen als het gaat om het bijhouden van de voortgang van een werknemer, zoals terugkerende functioneringgesprekken? Ook deze organisatorische onderdelen zijn van belang in het personeelsbeleid.
Een concreet personeelsbeleid voor duidelijkheid en consistentie
In een goed personeelsbeleid staan de verwachtingen en verantwoordelijkheid van het personeel overzichtelijk beschreven. Medewerkers weten precies wat van hen wordt verwacht en welke regels en procedures gelden. Dit is goed voor de consistentie van dagelijkse taken en het nemen van beslissingen. Hoe duidelijker de regels, hoe kleiner de kans op misverstanden. Er zijn veel voordelen te bedenken van een strak personeelsbeleid, hieronder benoemen we er een paar.
Met een duidelijk personeelsbeleid bespaar je tijd
Efficiëntie vinden we allemaal belangrijk, want tijd is kostbaar. Een concreet personeelsbeleid zorgt niet alleen voor efficiënter werk, maar ook voor effectiever werk. Een goed personeelsbeleid zorgt ervoor dat veel HR gerelateerde acties goed worden gedocumenteerd en geadministreerd. Of het nu gaat om verlofaanvragen, wervingsstrategieën of prestatiebeoordelingen; een gestructureerd beleid trekt één lijn in de werkwijze. Om deze documentatie zo efficiënt en gestructureerd mogelijk te laten verlopen, bieden we bij Daywize verschillende mogelijkheden aan.
Makkelijk naleven van wetten en regels door een concreet beleid
Een concreet personeelsbeleid helpt bij het naleven van wetten en regels. De duidelijke richtlijnen rondom de arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid, voorkomen verwarring, boetes en conflicten. Zo bescherm je zowel het bestuur als de werknemers en creëer je een veilige en eerlijke werkplek.
Sneller besluiten nemen aan de hand van een duidelijk personeelsbeleid
Wanneer er een duidelijk personeelsbeleid is, kunnen er sneller beslissingen worden genomen. Door vaste richtlijnen op te volgen is het makkelijker de juiste beslissing te nemen. Door de richtlijnen op te volgen zullen de medewerkers keuzes ook beter kunnen begrijpen.
Communiceren van het personeelsbeleid
Zoals je hebt gelezen heeft een concreet personeelsbeleid een hele hoop voordelen, maar het hebben van een dergelijk beleid is niet genoeg. Duidelijke communicatie en verspreiding van het beleid is erg belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan het meenemen van een nieuwe werknemer in het personeelsbeleid, waarbij een andere werknemer hem of haar eventueel wegwijs maakt in het beleid en uitleg kan geven over bepaalde aspecten indien nodig.
Ook is het belangrijk om wijzigingen in het beleid te communiceren in een overzichtelijke mail of teampresentatie. Een duidelijk en kort overzicht van de belangrijkste en meest voorkomende onderdelen van het beleid waar iedereen snel en overzichtelijk inzicht in heeft kan ook helpen bij het naleven van het beleid.
Al met al is een concreet personeelsbeleid onmisbaar voor een organisatie. Het is de gids waar alle belangrijke zaken over het personeel en bedrijf terug te vinden zijn. Het biedt duidelijkheid, eerlijkheid en efficiëntie. Investeren in een goed personeelsbeleid is het zeker waard! Wil je meer informatie over goed en efficiënt HR beheer, lees dan ook onze andere blogs!