Organisaties die met e-HRM aan de slag gaan, doen er goed aan om eerst kritisch naar de processen en organisatiedoelstellingen te kijken. e-HRM is namelijk geen doel op zich….
Ik vind het belangrijk om eerst naar processen te kijken en dan pas te automatiseren. Anders ga je de huidige praktijk automatiseren en formaliseren, en het is maar de vraag hoe blij je daar mee moet zijn. Veel organisaties zijn op een bepaalde manier gegroeid, waarbij veel verschillen en uitzonderingen zijn ontstaan. Door fusies bijvoorbeeld, waarbij het eenwordingsproces nog steeds niet helemaal voltooid is. Het moment van automatisering is hét moment om te zeggen: gaan we al die onlogische verschillen handhaven of juist aanpassen?’ Concreet betekent dat bijvoorbeeld dat verschillende processen die hetzelfde doel beogen (bijvoorbeeld indiensttreding regelen), worden gelijkgetrokken tot één enkel proces.
Simpeler
Daarnaast kunnen processen vaak simpeler. Ik ken een multinational die zorgvuldigheid belangrijk vond en maar liefst drie checks liet uitvoeren bij het opstellen van contracten. Waardoor de eerste controleur dacht: “Er komen er toch nog twee na me”, en de laatste dacht: “Het zal wel in orde zijn, er hebben er al twee naar gekeken.” Daardoor werden veel fouten gemaakt. Door dat terug te brengen naar één controle-moment, konden kosten bespaard worden en het foutenpercentage omlaag. Dan is het wel zo handig om pas ná die procesvereenvoudiging te gaan automatiseren.
Aansluiten bij besturingsfilosofie
De processen kunnen vaak niet alleen simpeler, ze moeten ook aansluiten bij het besturingsconcept van een organisatie. Er zijn veel organisaties die integraal management als besturingsfilosofie hanteren. Op papier ligt er binnen vooraf gestelde kaders veel speelruimte op decentraal niveau. Echter in de praktijk moeten managers vaak nog steeds een handtekening of digitale goedkeuring bij HR halen om iemand aan te mogen nemen of een salarisverhoging door te voeren. Mijn vraag is dan of deze organisaties hun managers wel als volwaardig zien wanneer ze toestemming moeten vragen voor dingen die eigenlijk allang afgekaart zijn in de jaarlijkse begroting of een functiegebouw. Met de inrichting van je e-HRM-systeem kun je daar rekening mee houden. Bijvoorbeeld door binnen de kaders alle vrijheid te geven, maar bij afwijking een aparte goedkeuring in te bouwen. Daarnaast kun je kiezen of je in je systeem sturing voor- of achteraf wil regelen. Op deze manier krijg je de organisatie beter in lijn met de sturing zoals je deze voor ogen hebt.