Je personeelsadministratie op orde krijgen kan een uitdaging zijn, vooral als je deze nooit eerder goed hebt bijgehouden. Het is echter wel een belangrijke stap in de professionalisering van je organisatie om deze op orde te krijgen. Een georganiseerde personeelsadministratie zorgt voor een goede en efficiënte werking van HR-processen. Of je nu een kleine start-up bent of een gevestigde onderneming, een efficiënte personeelsadministratie kan het verschil maken. In deze blog vertellen we je alles over het op orde krijgen én houden van jouw personeelsadministratie.
Waarom een goed georganiseerde personeelsadministratie belangrijk is
Voordat we dieper ingaan op de stappen om je personeelsadministratie te optimaliseren, is het belangrijk om te begrijpen waarom dit zo belangrijk is. Iedere HR-afdeling zou bezig moeten zijn met het innoveren en organiseren van de personeelsadministratie en wel hierom:
- Efficiënte processen: Wanneer de personeelsadministratie goed georganiseerd is, worden minder snel fouten gemaakt. Het maken van fouten en daarbij het oplossen hiervan kan veel tijd en geld kosten. Daarnaast kan het een vervelend gevolg hebben op de betreffende werknemer. Bovendien leidt een geautomatiseerd en gestroomlijnd proces tot snellere verwerking van taken zoals salarisadministratie, verlofaanvragen en performance management, wat de algehele efficiëntie verhoogt.
- Betere naleving van wetgeving: Administratie die up-to-date is, helpt bij het voldoen aan de wettelijke eisen. Wet- en regelgeving rond arbeid verandert regelmatig, zoals arbeidscontracten, loonadministratie en privacyregels (bijvoorbeeld de AVG). Een georganiseerde administratie zorgt ervoor dat je mogelijke boetes of juridische complicaties voorkomt.
- Meer overzicht: Je hebt altijd direct toegang tot de juiste gegevens, dit maakt het makkelijker om snel goede keuzes te maken. Dit overzicht helpt ook bij het plannen van personeelscapaciteit, het volgen van verlof en verzuim, en het beoordelen van prestaties. Ook bij audits of inspecties biedt een overzichtelijke administratie direct volledige toegang tot de benodigde documenten.
Vijf tips voor een georganiseerde personeelsadministratie
Waar begin je en wat kun je het beste doen om jouw personeelsadministratie op orde te krijgen? We geven je graag een aantal tips om mee te beginnen!
Digitaliseer je personeelsadministratie
Het digitaliseren van je personeelsadministratie is een belangrijke en tegenwoordig onmisbare eerste stap. Papieren dossiers zijn niet alleen ouderwets, het maakt het ook nog eens onoverzichtelijk. Het bijhouden van je personeelsadministratie op papier vergroot de kans op fouten en op verlies van belangrijke documenten.
Kies de juiste HR-software
HR-software zorgt ervoor dat je alle personeelsgegevens centraal en veilig kan beheren en dat de gegevens altijd voor de juiste mensen beschikbaar zijn. Kies software die past bij de behoeften van jouw organisatie. Denk aan functionaliteiten zoals documentbeheer, verlofregistratie en salarisadministratie. Er zijn veel opties en het aanvragen van een demo kan altijd!
Automatiseer terugkerende zaken
Na het digitaliseren van je personeeladministratie, is het tijd om bepaalde zaken te automatiseren. Veel taken binnen een HR-afdeling zijn namelijk repetitief en kosten veel tijd. Heb je bijvoorbeeld doelstellingen afgesproken? Houd dan de voortgang bij en automatiseer de gehele procedure. Denk bijvoorbeeld ook aan automatische herinneringen bij contractverlengingen, verjaardagen en evaluatiemomenten.
Door repetitieve taken te automatiseren verminder je de kans op menselijke fouten. Als resultaat krijg je een efficiëntere en nauwkeurigere personeelsadministratie.
Stel heldere procedures op
Consistentie is ontzettend belangrijk bij het op orde krijgen en bijhouden van de personeelsadministratie. Stel daarom duidelijke procedures op voor het invoeren, bijwerken en archiveren van gegevens. Wie is waar verantwoordelijk voor? Wanneer wordt welke taak uitgevoerd? Zorg dat iedereen binnen de HR-afdeling bekend is met de procedures. Dit kan bijvoorbeeld door een interne workshop op te zetten waarin iedereen op de hoogte wordt gesteld van de nieuwe procedures en waarin hen wordt uitgelegd hoe ook zij mee kunnen helpen aan de documentatie.
Evalueer en verbeter de personeelsadministratie
De wereld van HR is voortdurend in beweging: wat vandaag werkt, is morgen misschien verouderd. Evalueer daarom regelmatig de werking van jouw personeelsadministratie en zoek naar mogelijkheden voor verbetering. Vraag bijvoorbeeld feedback van je team en wees bereid om aanpassingen te maken waar nodig.
Het op orde krijgen van je personeelsadministratie is onvermijdelijk. Door je administratie te digitaliseren en automatiseren zorg je voor meer efficiëntie, nauwkeurigheid en effectiviteit. Je kiest voor een moderne aanpak die ook nog eens de kansen op menselijke fouten minimaliseert. Het opstellen van heldere procedures zorgt voor consistentie en maakt het beheer van personeelsgegevens overzichtelijker. Denk je alles op orde te hebben? Zorg dan dat je regelmatig blijft evalueren en verbeteren om in te kunnen spelen op innovaties en nieuwe uitdagingen. Door deze stappen te volgen leg je een goede basis en krijg (en houd) je de personeelsadministratie op orde.
Bij Daywize zijn we constant bezig met het innoveren van onze HR-software, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is. Wil jij efficiënt en direct je personeelsadministratie op orde hebben? Wij nemen de administratieve kant voor je weg. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!