Werving en selectie, gegevensbeheer, personeelsadministratie en tegelijkertijd een rol vervullen als vertrouwenspersoon. De rol van een human resource manager is al lang niet meer zoals hij vroeger was. De functie inhoud van een HR-medewerker is over de laatste jaren flink uitgebreid. Hierdoor lijken organisaties sneller de noodzaak van HR zaken te vergeten. Hoe komt dat nou eigenlijk? En wat kunnen organisaties doen om ervoor te zorgen dat HR afdelingen hun HR-zaken weer op de eerste plek krijgen? In deze blog ‘van administratie naar innovatie’ brengen we bovenstaande probleemstelling aan het licht. We geven we de nodige tips & tricks om ervoor te zorgen dat de HR afdeling binnen jouw organisatie foutloos verloopt!
Met welke administratieve taken houden HR-afdelingen zich vooral bezig?
De noodzakelijke administratieve taken die HR-afdelingen uit moeten voeren zijn op te splitsen binnen twee subcategorieën: juridische vereisten en operationele vereisten.
- Juridische vereisten
Voor HR-professionals is het cruciaal om op de hoogte te zijn van de wetten en regels die gelden voor belastingen, loonadministratie, arbeidsrecht en rapportage. Het niet naleven van deze voorschriften kan leiden tot juridische problemen, zoals rechtszaken en geschillen, en financiële sancties. Dit kan veel tijd en geld kosten en de aandacht weghalen van andere HR-taken. Het is daarom belangrijk dat HR zorgt voor strikte naleving van wettelijke verplichtingen om problemen te voorkomen.
- Operationeel vereisten
Basis administratieve functies, zoals contract- en verlofbeheer, vormen de ruggengraat van de operationele efficiëntie van een organisatie. Zij zijn dan ook essentieel voor de dagelijkse werking van een organisatie. Zonder deze basisprocessen kunnen HR-gerelateerde zaken niet goed functioneren.
Nu kenbaar is welke administratieve zaken van belang zijn voor het soepel laten lopen van een HR afdeling, is het tijd om verder in te zoomen op de probleemoplossing.
Hoe komt het dat administratieve zaken regelmatig prioriteit hebben boven HR-zaken?
De eerste redenen zijn simpelweg onderbezetting van personeel, tijds- en werkdruk, kostenbesparing en gebrek aan automatisering. Zoals eerder benoemd, is de functie HR medewerker inmiddels flink geëvolueerd. Vanwege kostenbesparing kan er vaak geen extra persoon worden ingezet. Dit zorgt ervoor dat de aanwezige HR-medewerkers vaak veel ballen hoog moeten houden. “Even” wat administratie wegwerken, of “even” een contract opstellen. Met het overschot aan administratief werk dat binnen een bepaald tijdsbestek uitgevoerd wordt, verschuiven HR-zaken al snel naar de achtergrond.
Gebrek aan automatisering, of simpelweg het gebrek aan kennis om te automatiseren, maakt dat deze administratieve taken vaak handmatig verwerkt worden. Hierdoor zal de HR-afdeling van een organisatie altijd achter de feiten aan blijven lopen. Mooie oplossing hiervoor: HR software, uiteraard!
Waarom moet de HR-afdeling meer bezig zijn met HR-zaken in plaats van administratieve zaken?
Tijden en generaties veranderen
Tijden veranderen snel en generaties evolueren. Vroeger had men gelimiteerde keuzes in het volgen van een studie en in het kiezen van een werkgever. Tegenwoordig is er werk voor het oprapen en zijn er tal van studies om te volgen. De generaties die in opkomst zijn, zijn kritischer over hun werkplek en invulling van hun functie-inhoud. Daarnaast brengen zij andere behoeften met zich mee. De behoeften die de nieuwe generaties met zich meebrengen, geven ook nieuwe inzichten aan collega’s die al jaren werkzaam zijn bij dezelfde organisatie. Voorbeelden hiervan zijn open communicatie, bijvoorbeeld over werk-privé balans. Maar ook over werkuren, loon en feedback. Digitalisering is hier ook een onderdeel van, denk aan technologische verbeteringen, vernieuwende systemen en snellere werkprocessen. De nieuwe generatie denkt ook veel na over zowel persoonlijke- als carrièreontwikkeling en hoopt daarin ook mogelijkheden te krijgen.
De medewerker centraal
Dit creëert reuring binnen organisaties. Denk aan een snellere in- en uitstroom, maar ook de vraag naar kansen en doorgroeimogelijkheden van medewerkers. Binnen een organisatie betekent dit dan ook dat HR-afdelingen vaker (dan dat zij misschien gewend zijn) bezig zouden moeten zijn met medewerkers dan ooit tevoren. Niet alleen voor de behoefte van hun eigen personeel, maar ook ten behoeve van de reputatie van de organisatie. Maar dat blijkt in de praktijk helaas lang niet altijd zo te gaan.
Prioriteiten stellen
Onderaan de streep zijn het vaak de transactionele zaken en het werven van toekomstige medewerkers dat prioriteit blijkt te hebben boven de behoeften en wensen van de medewerkers in dienst. Er zijn organisaties die in hun organisatiecultuur neigen om administratieve taken te zien als cruciaal, waarbij de daadwerkelijke HR zaken worden weggezet als “ondersteunend”. Ironisch gezien brengt dit echter nóg meer administratie met zich mee. Want door zich niet (volledig) in te zetten voor de collega’s die momenteel bij een organisatie zijn betrokken, zal een snellere uitstroom van medewerkers volgen. Dit resulteert weer in werving van toekomstige medewerkers, en de afhandeling van administratief werk zoals personeelszaken en contract- en verlofbeheer. En zo zal de cirkel zich blijven herhalen.
Wat kunnen organisaties doen om zich meer met HR-zaken bezig te houden?
Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat HR-afdelingen ontlast kunnen worden van administratieve taken. In deze blog kijken we naar automatisering met de opkomende tech-trend AI en het investeren in medewerkers. Naar verwachting zijn deze manieren het meest effectief om op korte termijn impact te kunnen maken binnen een organisatiecultuur. De overkoepelende, wellicht voor de hand liggende, oplossing: het gebruik van HR software.
Automatiseren
Om de focus te verleggen op HR-gerelateerde zaken is het allereerst van belang dat organisaties investeren in automatisering. Verbeterde software en vernieuwde programma’s zorgen ervoor dat administratief werk gemakkelijker uitgevoerd kan worden. Zo kan software geïmplementeerd worden waarin medewerkers verlofaanvragen kunnen doen en beheren, en waarin zij bijvoorbeeld loonstroken kunnen opvragen. Het verwerken van gewerkte uren kan dan al snel worden geoptimaliseerd met het aanschaffen van een inkloksysteem. Medewerkers klokken in bij binnenkomst en klokken uit aan het einde van hun dienst. Deze gegevens worden direct geïmporteerd naar het systeem, en uren kunnen gemakkelijk worden ingelezen.
Dit scheelt enorm veel handmatig werk zodat HR-medewerkers zich kunnen focussen op HR-zaken. Ook kunnen HR-medewerkers templates opstellen voor brieven, contracten of bijvoorbeeld e-mails, om efficiënter te werk te gaan.
AI
Nadat een organisatie in kaart kan brengen wat zijn repetitieve taken zijn, kan technologie worden ingezet om deze efficiënt uit te voeren. Met de hulp van AI worden medewerkers ondersteund in hun dagelijkse taken, en kunnen zij zich sneller focussen op HR-gerelateerde zaken. Hierbij is samenwerking met de IT-afdeling cruciaal. AI-systemen worden namelijk niet zomaar opgezet, en dienen continu geoptimaliseerd te worden om ervoor te zorgen dat zij blijven voorzien van de juiste, actuele informatie.
In een eerdere blog over de trends in HR software, beschreven we al hoe AI kan bijdragen aan het gemakkelijker maken van het werven en selecteren van potentiële nieuwe medewerkers. AI-systemen worden zo getraind dat zij CV’s en profielen kunnen identificeren om een perfecte match te vinden voor een organisatie. Dit versnelt het wervingsproces waardoor er tijd overblijft om andere taken te vervullen.
Investeren in medewerkers
Naast het inzetten van technologie, kunnen organisaties meer tijd besteden aan het flexibel inwerken van personeel om zich breder inzetbaar te maken. Leidinggevenden kunnen hun medewerkers aanmoedigen om zich te gaan verdiepen in de zaken die HR-medewerkers nu doen, die eigenlijk ook door anderen gedaan kunnen worden. Onderaan de streep is en blijft het cruciaal om medewerkers uit te dagen binnen hun functie, maar ook om hun inzichten te geven over functies waar zij misschien minder vanaf weten. Op deze manier kunnen andere afdelingen ondersteuning bieden aan de HR-afdeling, en kan werk sneller onderverdeeld worden.
Daywize is altijd in ontwikkeling om HR-afdelingen efficiënter en effectiever te werk te laten gaan. Ben je nog niet uitgelezen? Bezoek dan onze LinkedIn pagina, of neem een kijkje naar onze andere blogs.